ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
A. PENGERTIAN ADMINISTRASI
Administrasi
pengertian sehari-hari sering disamakan dengan tata usaha, yaitu berupa
kegiatan mencatat, mengumpulkan dan menyimpan suatu kegiatan atau hasil
kegiatan untuk membantu pimpinan dalam mengambil keputusan.
Penjelasan
di atas adalah definisi administrasi dalam arti sempit yang masih banyak
ditemukan dalam kehidupan sehari-hari. Suatu contoh, sebuah
koran/majalah/tabloid membubuhkan alamatnya dengan “Kantor redaksi
Administrasi”. Yang dimaksud oleh lembaga pers di atas lak lain adalah tata
usaha. Definisi administrasi terkadang dipersempit lagi dan disamakan dengan
keuangan. Misalnya seorang pegawai kantor berucap “bereskan dulu urusan
administrasimu” yang dimaksud dengan administrasi oleh si pegawai adalah
keuangan. –
Definisi
administrasi secara luas adalah :
1.
Suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok. negara atau
swasta, militer atau sipil, besar atau kecil dan sebagainya.
2.
Perencanaan, pengorganisasian, memberikan
komando, koordinasi dan mengadakan pengawasan.
3.
Kegiatan suatu kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyeiesaikan tujuan bersama.
4.
Bimbingan. kepemimpinan dan pengawasan daripada usaha-usaha kelompok individu
terhadap tercapainya tujuan bersama.
- Bekerja menurut tata tertib tata usaha.
- Keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
B.
UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
Tampaknya
terjadi kontradeksi dalam pengertian administrasi tersebut, tetapi dari
uraian-uraian itu dapat ditarik kesimpulan makna yang terkandung dalam administrasi,
yaitu :
- Adanya usaha atau aktivitas kelompok manusia yang terdiri dari 2 orang atau lebih.
- Adanya organisasi atau wadah kerjasama.
- Adanya perencanaan, bimbingan, kepemimpinan, koordinasi dan pengawasan.
- Adanya tujuan.
- Peralatan dan perlengkapan.
C.
MACAM-MACAM ADMINISTRASI
Dari
segi perkembangannya, administrasi dapat dibagi atas dua bagian besar, yaitu
administasi negara dan niaga.Administrasi negara ialah keseluruhan kegiatan
yang dilakukan oleh seluruh aparatur pemerintah dari suatu negara dalam usaha
mencapai tujuan negara.
Administrasi
niaga ialah keseluruhan kegiatan mulai dari produksi barang dan/atau jasa
sampai tibanya barang atau jasa tersebut di tangan konsumen.
D.
DEFINISI MANAJEMEN
Definisi
manajemen dapat diartikan sebagai berikut:
- Ketatalaksanaan proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran tertentu.
- Kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.
- Segenap perbuatan menggerakkan sekelompok orang dan Menggerakkan fasilitas dalam suatu usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
Memahami
berbagai definisi manajemen tersebut dapat ditaril( kesimpulan bahwa pada
pokoknya manajemen adalah suatu proses/kegiatan/usaha pencapaian tujuan tertentu
melalui kerjasama dengan orang lain. Dan dapat pula dikatakan bahwa manajemen
merupakan inti daripada administrasi, karena memang manajemen merupakan alat
pelaksana utama daripada administrasi. Dengan perkataan lain dikatakan bahwa
administrasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan hanya kegiatan-kegiatannya
yang dapat dibedakan.
Apabila
dilihat dari segi fungsional administrasi mempunyai dua tugas utama, yakni:
1.
Menentukan tujuan menyeluruh yang hendak dicapai.
2.
Menentukan kebijaksanaan umum yang mengikat seluruh organisasi.
Sebaliknya
manajemen pada hakekatnya berfungsi untuk melakukan semua kegiatan-kegiatan
yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas
kebijaksanaan umum yang telah ditentukan pada tingkat administrasi. Ungkapan
tersebut jelas menunjukan bahwa administrasi lebih luas dari pada manajemen.
E.
HUBUNGAN ANTARA ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
Sebagaimana
telah diuraikan di atas, administrasi adalah proses penyelenggaraan kerja untuk
mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Kerja dapat terselenggara dengan
baik sehingga tujuan yang dikehendaki dapat
tercapai bila ada orang yang menyelenggarakannya. Dan
masalah orang yang menyelenggarakan kerja untuk mencapai tujuan inilah yang
menjadi masalah pokok daripada manajemen, karena intisari daripada manajemen
ialah suatu proses/usaha dari orang-orang secara bekerjasama untuk mencapai
suatu tujuan yang telah ditetapkan.
Jadi
administrasi adalah penyelenggaranya dan manajemen adalah orang yang
menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelengaraan
kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama untuk mencapai suatu
tujuan yang telah ditetapkan.
Keterkaitan
di atas dapat dianalogikan—meski tidak seluruhnya tepat—seandainya pembaca akan
membeli buah rambutan. Pertama kali yang terlihat adalah kulit luar yang
berwama hijau atau merah. Jika kulitnya dikupas maka didapati daging rambutan
yang berwarna putih kalau dagingnya sudah dimakan maka akan terlihat intinya
yang disebut biji rambutan.
Demikian
pula manajemen, maka yang pertama disoroti adalah kulit luamya yaitu “Admmistnisi”
Kedua dagingnya yaitu “manajemen” selanjutnya adalah bijinya yaitu “kepemimpinan”
F.
FUNGSI-FUNGSI ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
Telah
diketahui bahwa pada dasamya administrasi berfungsi untuk menentukan tujuan
organisasi dan merumuskan kebijaksanaan umum, sedangkan manajemen berfungsi
untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka
pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan umum yang telah dirumuskan.
Dalam
proses pelaksanaannya, administrasi dan manajemen mempunyai tugas-tugas
tertentu yang harus dilaksanakan sendiri. Tugas-tugas itulah yang biasa
disebut/diartikan sebagai fungsi-fungsi administrasi dan manajemen. Hingga kini
para sarjana belum mempunyai kata sepakat yang bulat tentang fungsi-fungsi
administrasi dan manajemen itu, baik ditinjau dari segi klasifikasinya maupun
terminologi yang dipergunakan.
Menurut
Prof Dr Sondang P Siagian MA dalam bukunya “Fungsi-fungsi
managerial” dan “Filsafat Administrasi” fungsi-fungsi
administrasi dan manajemen itu ialah :
1.
Perencanaan (Planning)
2. Pengorganisasian (Organizing)
3.
Pemberian Motivasi (Motivating)
4.
Pengawasan (Controling)
5.
Penilaian (Evaluating)
Fungsi-fungsi
tersebut mutlak harus dijalankan oleh administrasi dan manajemen.
Ketidakmampuan untuk menjalankan fungsi-fungsi itu akan mengakibatkan lambat
atau cepat matinya organisasi.
A.
Perencanaan (Planning)
Planning
dapat didefmisikan sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara
matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam
rangka pencapaian tujuan Yang telah ditentukan.
Pengertian
tersebut menunjukan bahwa perencanaan merupakan fungsi administrasi dan
manajemen yang pertama. Alasannya ialah bahwa tanpa adanya rencana, maka tidak
ada dasar untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu dalam rangka usaha
oencapain tujuan. Perencanaan menjadi fungsi pertama karena ia merupakan dasar
dan titik tolak dari kegiatan pelaksanaan selanjutnya.
Salah
satu cara yang paling mudah dikemukakan dalarn penyusunan rencana adalah dengan
mengatakan bahwa perencanaan berarti mencari dan menemukan jawaban terhadap
enam pertanyaan. yaitu :
a.
What(Apa)
d. How (Bagaimana)
b.
Where (Dimana)
e. Who (Siapa)
c.
When (Kapan)
f. Why (Mengapa)
Pertanyaan
tersebut menjadi:
- Apa kegiatan-kegiatan yang harus dijalankan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya ?
- Dimana kegiatan-kegiatan tertentu dijalankan? Pertanyaan ini mencakup letak bangunan organisasi yang hendak didirikan, tata ruang yang disusun, tempat sumber tenaga kerja.
- Kapan kegiatan-kegiatan tertentu hendak dilaksanakan. Hal ini berarti bahwa dalam rencana hams tergambar sistem prioritas yang dipergunakan, penjadwalan waktu dan hal-hal yang berhubungan dengan faktor waktu.
- Bagaimana cara melaksanakan kegiatan-kegiatan ke arah tercapainya tujuan ? Yang dicakup oleh pertanyaan ini menyangkut soal sistem dan tata kerja, standar yang hams dipenuhi, cara pembuatan dan penyampaian laporan, cara menyimpan dokumen dan lain-lain.
- Pertanyaan “siupa” berarti diketemukannya jawaban dalam rencana tentang gambaran pembagian tugas, wewenang dan tanggungjawab.
- Secara filosofis, pertanyaan yang terpenting di antara rangkaian pertanyaan ini ialah pertanyaan “mengapa”. Terpenting karena pertanyaan ini ditunjukan kepada kelima pertanyaan yang mendahuluinya. Jika kelompok pimpinan dapat memuaskan dirinya atas jawaban-jawaban yang diperoleh terhadap keenam pertanyaan itu, akan terciptalah suatu rencana yang baik.
B.
pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian
ialah keseluruhan proses pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas,
tanggungjawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi
yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan
yang telah ditentukan.
Definisi
tersebut menunjukan bahwa pengorganisasian
merupakan langkah pertama ke arah pelaksanaan rencana yang telah tersusun
sebelumnya. Dengan demikian adalah suatu hal yang logis pula apabila
pengorganisasian sebagai fungsi administrasi dan manajemen ditempatkan sebagai
fungsi kedua, mengikuti fungsi perencanaan. Juga terlihat dalam definisi itu
bahwa pelaksanaan fungsi pengorganisasian menghasilkan suatu organisasi yang
dapat digerakan sebagai suatu kesatuan yang bulat.
Organisasi
sebagai alat administrasi dan manajemen terlihat penting apabila diingat bahwa
bergerak tidaknya organisasi ke arah pencapain tujuan sangat tergantung atas
kemampuan manusia dalam organisasi menggerakan organisasi itu ke arah yang
telah ditetapkan.
C.
Penggerakan (Motivating)
Penggerakan
ialah keseluruhan proses pemberian motif bekerja kepada para bawahan sedemikan
rupa sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan
organisasi dengan efisien dan ekonomis.
“Motivating” secara implisit berarti bahwa pimpinan organisasi berada di
tengah-tengah para bawahannya dan dengan demikian dapat memberikan bimbingan,
instuksi, nasehat dan koreksi jika diperlukan.
Pelaksanaan
fungsi “Motivating” dalam organisasi dapat dijalankan dengan baik dengan
menggunakan teknik-teknik sebagai berikut:
- Jelaskan tujuan organisasi kepada setiap orang yang ada dalam organisasi.
- Usahakan agar setiap orang menyadari, memahami serta menerima baik tujuan tersebut.
- Usahakan agar setiap orang mengerti struktur organisasi.
- Tekankan pentingnya kerjasama dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan yang diperlukan.
- Perlakukan setiap bawahan sebagai manusia dengan penuh pengertian.
- Berikan penghargaan serta pujian kepada bawahan yang cakap dan teguran serta bimbingan kepada orang-orang yang kurann mampu bekerja.
7.
Yakinkan setiap orang bahwa dengan bekerja baik dalain organisasi tujuan
pribadi orang-orang tersebut akan tercapai semaksimal-maksimalnya.
D.
Pengawasan (Controling)
Pengawasan
ialah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk
menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai
dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Dari definisi ini jelas
terlihat bahwa terdapat hubungan yang sangat erat antara perencanaan dan
pengawasan.
Artinya
bahwa perencanaan dan pengawasan merupakan kedua belahan mata uang yang sama.
Jelas bahwa tanpa rencana pengawasan tidak mungkin dilaksanakan karena tidak
ada pedoman untuk melakukan pengawasan itu. Sebaliknya rencana tanpa pengawasan
akan berarti timbulnya penyimpangan-penyimpangan dan atau
penyelewengan-penyelewengan yang serius tanpa ada alat untuk mencegahnya.
Jelaslah
kiranya bahwa pengawasan sangat menentukan peranannya dalam usaha pencapaian
tujuan. Secara filosofis dapat dikatakan bahwa pengawasan itu mutlak diperlukan
karena manusia bersifat salah dan khilaf. Dus manusia dalam organisasi perlu
diamati, bukan dengan maksud untuk mencari kesalahannya kemudian menghukumnya,
akan tetapi untuk mendidik dan membimbing. Hal ini kiranya sangat penting untuk
diperhatikan karena para pemimpin dalam suatu organisasi sering lupa bahwa
seorang pemimpin yang baik adalah seorang yang ikhlas memberikan kesempatan
yang seluas-luasnya kepada bawahannya untuk berbuat kesalahan. Hanya saja
setelah kesalahan diperbuat, adalah menjadi tugas pimpinan untuk memperbaiki
kesalahan itu dengan jalan memberikan bimbingan kepada bawahannya agar ia tidak
mengulangi kesalahan yang sama, akan tetapi berani untuk berbuat kesalahan yang
lain.
Jika
seorang bawahan selalu diancam dengan hukuman setiap kali ia berbuat kesalahan,
maka bawahan tersebut tidak akan berkembang karena dalam setiap tindakannya ia akan
selalu dikuasai oleh rasa takut. Akibatnya ia tidak akan berani mempunyai
prakarsa,
mengambil
keputusan dan akhimya akan kehilangan kepercayaan pada dirinya sendiri. Ini
tidak boleh terjadi.
Kendati
demikian perlu diperhatikan pula bahwa pernyataan diatas tidak berarti bahwa
seorang pimpinan tidak boleh menghukum bawahannya. Memang seorang pimpinan
dapat bertindak punitif jika seorang bawahan, meskipun telah berulang kali
dibimbing, terus menerus berbuat kesalahan yang sama.
Proses
pengawasan pada dasamya dilaksanakan oleh administrasi , manajemen dengan
mempergunakan dua macam teknik, yakni:
1
pengawasan langsung (direct control)
2
pengawasan tidak langsung (indirect control)
Yang
dimaksud pengawasan langsung ialah apabila pimpinan organisasi mengadakan
sendiri pengawasan terhadap kegiatan yang sedang dijalankan. Sementara
pengawasan tidak langsung ialah pengawasan dari jarak jauh. Pengawasan ini
dilakukan melalui laporan yang disampaikan oleh para bawahan. Laporan itu dapat
berbentuk tertulis dan lisan.
Kelemahan
daripada pengawasan tidak langsung ialah bahwa sering para bawahan hanya
melaporkan hal-hal yang positif saja Padahal, seorang pimpinan yang baik akan
menuntut bawahannya untuk melaporkan beberapa hal, baik yang bersifat positif
maupun negatif Karena kalau hanya hal-hal yang positif saja yang dilaporkan,
pimpinan tidak akan mengetahui keadaan yang sesungguhnya. Akibatnya dia akan
mengambil kesimpulan yang salah. Lebih jauh lagi ia akan mengambil keputusan
yang salah.
Kesimpulannya
ialah bahwa pengawasan tidak akan dapat berjalan dengan baik apabila hanya
bergantung kepada laporan saja, karena itu pengawasan tidak langsung tidak
cukup. Adalah bijaksana apabila pimpinan organisasi menggabungkan teknik
pengawasan langsung dan tidak langsung dalam melakukan fungsi pengawasan itu.
E.
Penilaian (evaluating)
Penilaian
adalah proses pengukuran dan pembandingan hasil-hasil pekerjaan yang telah
dicapai dengan hasil-hasil yang seharusnya dicapai.
Dengan
demikian dapat dikatakan bahwa hakekat dari penilaian adalah:
••
Penilaian ditujukan kepada satu fase tertentu dalam satu proses setelah fase
itu seluruhnya selesai dikerjakan. Berbeda dengan pengawasan yang ditujukan
kepada fase yang masih dalam proses pelaksanaan.
Penilaian
bersifat korektif terhadap fase yang telah selesai dikerjakan. Korektifitas
yang menjadi sifat penilaian itu sangat berguna bukan untuk fase yang telah
selesai, akan tetapi untuk fase berikutnya. Artinya, melalui penilaian harus
diketemukan kelemahan-kelemahan sistem yang dipergunakan dalam fase yang baru
saja selesai. Juga harus diketemukan penyimpangan-penyimpangan dan/atau
penyelewengan-penyelewengan yang telah terjadi, tetapi lebih penting lagi,
harus diketemukan sebab-sebab mengapa kelemahan-kelemahan itu timbul, juga
harus diketemukan sebab-sebab mengapa penyimpangan-penyimpangan itu terjadi.
BAHAN BACAAN
Burhanudin,
Analisis Administrasi Manajemen dan Kepemimpinan Pendidikan
Bumi
aksara Jakarta, 1995
Handoko,
T Hani. Manajemen, BPFE, Yogyakarta, 1998
Kartono, Kartini. Pemimpin dan Kepemimpinan, Raja Grafindo
Persada, Jakarta,2001
Robbin,
Stephen P. Teori Organisasi, struktur, Desain dan Aplikasi, Archan, Jakarta,
1995.
Siagian,
Sondang P. Filsafat Administrasi, Gunung Agung, Jakarta. 1997.
tapi klo semisal di pisah jadi sedikit2 enak dibaca gan
BalasHapusthanks yo saran na,.
Hapusyg mw dipisahkan dmn ea klw blh tw,.